اگر می‌خواهید در یکی از دانشگاه‌های خارج از کشور تحصیل کنید، احتمالا می‌دانید که یکی از مراحل ثبت نام، ارائه توصیه‌نامه است. اما آیا می‌دانید توصیه‌نامه خود را چگونه بنویسید؟ چه نکاتی را باید رعایت کنید تا توصیه‌نامه شما مورد‌توجه قرار گیرد؟ برای پاسخ به این پرسش بهتر است این مقاله را تا انتها دنبال کنید.
در این نامه افرادی مانند اساتید دانشگاه که از شما شناخت کافی دارند، باید شما را به دانشگاه معرفی کنند. در حقیقت در این نامه به شرح توانایی‌ها و مهارت‌های علمی و پژوهشی شما پرداخته می شود. بنابراین، این نامه باید طوری تنظیم شود که نشان دهد شما یک دانشجوی معمولی نیستید، بلکه توانایی‌ها و قابلیت‌های متمایزی دارید. هدف از این نامه این است که دانشگاه مورد شما بتواند شناخت کاملی از توانایی‌های شما بدست آورد تا اطمینان پیدا کند که شما مناسب رشته مورد تقاضای خود هستید. به این ترتیب، شما می‌بایست از این طریق کمیته ارزیابی را مجاب کنید.
چه کسانی باید توصیه نامه را بنویسند؟
اکثر دانشگاه‌ها در مراحل پذیرش خود دو تا سه توصیه‌نامه از شما می‌خواهند. به طور کلی، شما باید افرادی را انتخاب کنید که شناخت کافی از شخصیت، روحیات و توانایی‌های شما داشته باشند. این افراد علاوه بر اینکه باید فرصت کافی برای نگارش این متن داشته باشند، می‌بایست دارای اعتبار علمی کافی در زمینه کاری خود باشند. این فرد می‌تواند استاد، کارفرما و یا سرپرست شما باشد. اما به طور معمول، این توصیه نامه‌ها را اساتید دانشگاه برای دانشجویان می‌نویسند.
پیشنهاد می‌کنیم اساتیدی را انتخاب کنید که رابطه بهتری با آنها داشته‌اید، نمره خوبی در دروس آنها کسب کرده‌اید و یا پروژه و تحقیقی مشترک را با هم انجام داده‌اید. البته بهتر است که اساتید انتخابی شما جزو اساتید ممتاز باشند و مقالات علمی بین المللی متعددی داشته‌باشند. در واقع اعتبار این اساتید تاثیر بسزایی در پذیرش شما دارد. البته اگر اساتید دانشگاه شما چنین ویژگی نداشته‌باشند، هیچ اشکالی ندارد و همین که شما توصیه‌نامه‌ای از طرف آنها داشته باشید، کفایت می‌کند. همچنین اگر مدتی در موسسه‌ای تحقیقاتی مشغول بوده‌اید یا پروژه‌ای علمی و پژوهشی انجام داده‌اید، می‌توانید از مسئول مربوطه بخواهید تا توصیه‌نامه شما را تکمیل کند.
متن توصیه‌نامه باید شامل چه مواردی باشد؟
معمولا توصیه‌نامه‌ها متنی شامل ۵۰۰-۴۰۰ کلمه می‌باشد. در این متن باید توانایی‌ها ، مهارت‌ها، علایق و شخصیت شما شرح داده‌شود. توجه داشته‌باشید که نباید کلی‌گویی شود. به عنوان مثال ذکر اینکه شما دانشجویی خوب بوده‌اید کافی نیست، بلکه باید به طور دقیق شرح داده‌شود که شما چه فعالیت‌هایی در طول این مدت انجام داده‌اید و چه توانایی‌ها دارید و در چه سطحی هستید. نحوه کار تیمی شما به چه شکل است و چه روحیاتی دارید. توجه داشته‌باشید که یک توصیه‌نامه خوب و پرمایه می‌تواند تاثیر زیادی در پذیرش شما در دانشگاه مقصد داشته‌باشد.
چگونه توصیه نامه را به دانشگاه ارسال کنیم؟
فایل توصیه‌نامه در سایت بعضی از دانشگاه‌ها قرار داده‌شده‌است. شما باید آنها را دانلود کرده و برای اساتید خود ارسال کنید و در نهایت این نامه را برای دانشگاه پست کنید. دقت کنید که این نامه می‌بایست سربرگ دانشگاه را داشته‌باشد. اما بیشتر دانشگاه‌ها روش راحتتری برای این کار دارند. معمولا در طی مراحل ثبت‌نام، وقتی به بخش توصیه‌نامه می‌رسید، تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که ایمیل اساتید خود را در قسمت مربوطه وارد کنید. سپس دانشگاه، مستقیما" ایمیلی به افراد مورد‌نظر شما ارسال می‌کند که در آن لینک مربوط به توصیه‌نامه قرار دارد. به این ترتیب، فرد توصیه‌کننده با کلیک بر روی لینک مورد‌نظر می‌تواند به سوالاتی که در خصوص شما پرسیده‌شده‌است، پاسخ دهد و متنی در مورد شما و توانایی‌هایتان بنویسد.
لازم است بدانید بعضی دانشگاه‌ها بعد از دریافت توصیه‌نامه، ایمیلی به شما می‌فرستند که نشان می‌دهد توصیه‌نامه شما توسط دانشگاه دریافت شده‌است. اگر دانشگاه مورد‌نظر شما چنین امکانی ندارد، حتما باید از اساتید خود در خصوص دریافت توصیه‌نامه و ارسال آن سوال کنید تا مطمئن شوید این فرایند به درستی انجام گرفته‌است و مشکلی در فرایند ثبت نام شما ایجاد نخواهد‌شد.
برای نوشتن توصیه‌نامه چه نکاتی باید رعایت شود؟
• در بعضی موارد دیده می‌شود که دانشجویان خودشان متن توصیه‌نامه را می‌نویسند و از اساتید می‌خواهند که همان متن را برای دانشگاه بفرستند. به هیچ عنوان ریسک نکنید. چراکه شما تجربه لازم در این زمینه را ندارید و ممکن است نتوانید به درستی مطلب را انتقال دهید و همین باعث از دست رفتن شانس شما می‌شود.
در مواردی دیگر ممکن است استاد شما به دلیل اینکه فرصت ندارد، از شما بخواهد تا خودتان متن توصیه‌نامه را بنویسید. در این صورت از او بخواهید تا حتما پیش از ارسال ، متن شما را بخواند و آن را ویرایش کند. اگر امکان چنین کاری نیز نبود، حتما از فردی آگاه و با‌تجربه در این زمینه کمک بگیرید تا مطمئن شوید متن شما ایرادی ندارد.
• باید از افراط و تفریط پرهیز شود. نه آنقدر طولانی بنویسید که نکات مهم و مثبت گم شود، و نه انقدر کوتاه تا به گونه‌ای برداشت شود که انگیزه و یا توانایی کافی برای نوشتن این متن وجود ندارد. بنابراین، به اندازه بنویسید. حدودا" یک صفحه برای توصیه‌نامه مناسب است.
• ممکن است استاد شما متن توصیه‌نامه را بدون اینکه به شما نشان دهد، برای دانشگاه بفرستد. بهتر است پیش از ارسال، شما هم نگاهی به متن بیندازید تا اطمینان یابید نکات مهم و ضروری از قلم نیفتاده است.
پیشنهاد می‌کنیم برای نوشتن توصیه‌نامه فرصت کافی به فرد توصیه‌کننده بدهید تا بتواند متنی درخور برای شما تهیه کند. چراکه در غیر این صورت، متن مناسبی نخواهید داشت و نتیجه مورد انتظاری دریافت نخواهید‌کرد.
• بهتر است در نوشتن توصیه‌نامه مثال و مصداق عینی آورده‌شود. اگر تنها یک تعریف کلی از فرد ارائه شود، ممکن است این حس القا شود که صرفا" از فرد تعریف‌شده‌است. بنابراین، بهتر است برای شرح بیشتر و برجسته کردن نقاط قوت فرد، پس از هر تعریف مثال عینی از توانایی‌های فرد آورده‌شود.
• نکته بسیار مهم این است که هیچ وقت بدون اطلاع اساتید خود، توصیه‌نامه‌ای از طرف اساتید به دانشگاه ارسال نکنید. چون این امکان وجود دارد که دانشگاه مورد نظر شما استعلام کند و اگر مشخص شود استاد شما چنین توصیه‌نامه‌ای ارسال نکرده‌است، به طور حتم روند پذیرش شما کنسل خواهد‌شد.
در نهایت شاید لازم باشید بدانید که مدیریت این بخش شاید چندان راحت نباشد. اما این شما هستید که باید با پیگیری مداوم توصیه‌نامه خود را به موقع و با کیفیتی مناسب در اختیار دانشگاه مورد نظر خود قرار دهید.